Telefonansage und Warteschleife

Stand: 1. November 2026

Ansagen für Anrufbeantworter, Praxis oder Warteschleife lassen Sie mit Textinsprache.de von einer Stimme sprechen, statt sie selbst aufzunehmen. Ändern sich Öffnungszeiten oder Urlaubsdaten, ändern Sie den Text und erzeugen die Datei neu.

Laden Sie die Ansage als WAV herunter, sofern Ihre Anlage kein anderes Format verlangt, und spielen Sie sie über Telefonanlage, Router oder Mailbox ein. 30 Sekunden Ansage entsprechen nach unseren Tempomessungen je nach Stimme etwa 330 bis 450 Zeichen. Die berufliche Nutzung als Telefonansage erlauben unsere Nutzungsbedingungen ausdrücklich.

Was in eine Ansage gehört

• Absender: Name der Firma, Praxis oder Person im ersten Satz.
• Grund der Ansage: außerhalb der Öffnungszeiten, im Urlaub, gerade im Gespräch.
• Was der Anrufer tun kann: Nachricht hinterlassen, später anrufen, eine E-Mail schreiben, im Notfall eine andere Nummer wählen.
• Wann wieder jemand erreichbar ist: Öffnungszeiten oder Datum der Rückkehr.

Alles darüber hinaus verlängert die Ansage nur. Halten Sie die Ansage unter 30 Sekunden.

Mustertexte zum Anpassen

Die folgenden Beispiele können Sie direkt im Werkzeug anhören und dort mit Ihren eigenen Angaben überschreiben. Die Namen und Nummern sind Platzhalter.

Anrufbeantworter, privat oder Mailbox

Firma außerhalb der Geschäftszeiten

Arztpraxis mit Notfallhinweis

Unter 116 117 erreichen Anrufer in Deutschland den ärztlichen Bereitschaftsdienst. 112 gilt auch in Österreich und der Schweiz; den ärztlichen Bereitschaftsdienst erreicht man dort unter anderen Nummern (Österreich 141, Schweiz je nach Kanton). Passen Sie den Text entsprechend an und prüfen Sie Notfallangaben in einer Ansage besonders sorgfältig.

Urlaubsansage

Warteschleife

Warteschleifenansagen werden oft wiederholt. Halten Sie sie daher besonders kurz, damit Anrufer nicht dieselben Sätze zum fünften Mal hören. Ob und wie Ansage und Wartemusik kombiniert werden, hängt von Ihrer Anlage ab.

Schreiben für das Ohr

Am Telefon hört man schlechter als am Lautsprecher, und niemand kann zurückspulen. Diese Punkte machen eine Ansage verständlicher:

• Zahlen ausschreiben. „Acht bis siebzehn Uhr“ statt „8–17 Uhr“. So bestimmen Sie selbst, wie die Stimme sie liest.
• Telefonnummern Ziffer für Ziffer. Schreiben Sie die Ziffern einzeln, in Dreier- oder Vierergruppen mit einem Komma als Pause dazwischen: „0 3 0, 1 2 3, 4 5 6 7“.
• Kurze Sätze. Ein Gedanke pro Satz.
• Pausen setzen. Eine halbe Sekunde nach der Begrüßung, eine Sekunde vor wichtigen Angaben wie einer Notfallnummer. Mit [Pause 0,5s] oder [Pause 1s] geht das direkt im Text.
• Tempo prüfen. Für Ansagen eignet sich oft „langsam“ (90 %). Hören Sie die Datei über einen Handylautsprecher an, bevor Sie sie hochladen.
• E-Mail- und Internetadressen vermeiden oder ausbuchstabieren. Beim Hören sind sie schwer zu merken.

Mehr zum Thema im Ratgeber Aussprache und Betonung steuern.

Stimmenwahl

Für die meisten Ansagen eignen sich Vicki und Daniel. Betriebe in Österreich oder der Schweiz können eine Stimme mit regionaler Färbung wählen: Hannah, Ingrid oder Jonas für Österreich, Sabrina, Leni oder Jan für die Schweiz. Alle sprechen Hochdeutsch; Jonas und Jan sind männliche Stimmen von Microsoft Azure. Die Azure-Stimmen sprechen mit rund 116 Wörtern pro Minute ruhiger als Vicki (145) und Daniel (154), was bei Uhrzeiten und Telefonnummern hilft. Die klassischen Stimmen Marlene und Hans klingen synthetischer, aber gleichmäßig. Mit den deutschen HD-Stimmen von Google und Microsoft und den KI-Stimmen gilt das kleinere Tageslimit von 1.500 Zeichen, genug für drei bis vier Ansagen. Bei KI-Stimmen, etwa mit dem Sprechstil „Freundlich“, sollten Anrufer erfahren, dass die Stimme künstlich ist, zum Beispiel durch einen kurzen Satz in der Ansage. Hörproben finden Sie unter Deutsche Stimmen.

Das richtige Format für die Telefonanlage

Die Anforderungen der Geräte sind unterschiedlich. Viele Telefonanlagen und Router erwarten eine WAV-Datei, häufig mit 8 kHz, mono, teils in einer bestimmten Telefon-Kodierung (G.711). Andere nehmen auch MP3 an. Prüfen Sie die Anleitung Ihrer Anlage oder die Hilfeseiten Ihres Telefonanbieters, welches Format verlangt wird.

Unsere Dateien sind mono, mit 24 kHz bei Neural-, Azure-, HD- und KI-Stimmen bzw. 22,05 kHz bei Standard-Stimmen. Verlangt Ihre Anlage genau 8 kHz, gibt es zwei Wege: Manche Anlagen wandeln die Datei beim Hochladen selbst um. Sonst rechnen Sie die Datei vorher mit einem Audioprogramm um: dort öffnen, Abtastrate auf 8.000 Hz und mono einstellen und als WAV im verlangten Format exportieren. Die Klangqualität sinkt dabei hörbar, das ist am Telefon aber normal. Einen Überblick über die Formate gibt der Ratgeber Audioformate.

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